TOMA DE DECISIONES, SOLUCIÓN DE PROBLEMAS, ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Qué es la toma de decisiones

Los gerentes, por definición, son tomadores de decisiones. Uno de los roles del gerente es precisamente tomar una serie de decisiones grandes y pequeñas.

Tomar la decisión correcta cada vez es la ambición de quienes practican la gerencia. Hacerlo requiere contar con un profundo conocimiento, y una amplia experiencia en el tema.

Las decisiones

Una decisión es un juicio o selección entre dos o más alternativas, que ocurre en numerosas y diversas situaciones de la vida (y por supuesto, la gerencia).

El proceso de toma de decisiones

En líneas generales, tomar una decisión implica:
Definir el propósito: qué es exactamente lo que se debe decidir.

Listar las opciones disponibles: cuales son las posibles alternativas.

Evaluar las opciones: cuales son el pro y contras de cada una.

Escoger entre las opciones disponibles: cuál de las opciones es la mejor.

Convertir la opción seleccionada en acción.

Tipos de decisiones en Gerencia

De rutina: las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido

De emergencia: ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

Estratégicas: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión más exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.

Operativas: son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible

Como tomar decisiones

Un gerente debe tomar la mejor decisión posible, con la información que tiene disponible (que generalmente es incompleta). Esto se puede hacer de dos formas:
Decisiones intuitivas: se decide en forma espontánea y creativa.

Decisiones lógicas o racionales: basadas en el conocimiento, habilidades y experiencia.

Para estas últimas, la literatura gerencial ofrece una amplia gama de herramientas, como: análisis de pareto, árboles de decisión, programación linear, análisis costo-beneficio, simulación, matriz DOFA, análisis “what if”, modelos y hojas de cálculo, entre otros.

Conceptos de Solución de Problemas.

Para comprender este tema es necesario definir los conceptos principales que conforman al tema de solución a problemas y toma de decisiones.

Concepto de  problema

Un  problema es algún asunto o  una cuestión a la  cual se necesita buscar una solución.

Concepto de solución

La palabra solución proviene del latín solutĭo que se refiere a la acción o efecto para resolver alguna dificultad o duda.

Concepto de  solución de problemas

Es el proceso mediante el cual se llevan a cabo diversas acciones para la resolver alguna cuestión mediante procesos de razonamiento.

Concepto de Decisión

La palabra decisión proviene del latín decisĭo que se refiere a la resolución que se elige para alguna cosa.

Concepto de toma de decisiones

Es el proceso de selección entre dos o más alternativas después de realizar un previo análisis una serie de factores que intervienen de forma directa para elegir la más adecuada.

Proceso de solución de problemas y toma de decisiones

El proceso de toma de decisiones puede variar de acuerdo a diversos criterios y este puede ser corto o tan extenso como se desee a continuación en la figura 1 se muestra las principales etapas de este proceso.

Figura 1. Proceso de solución de problemas y toma de decisiones.

Identificación y selección del problema

Esta etapa hace referencia a encontrar el problema y estar consciente de que en un momento dado se debe tomar una decisión para encontrar la solución al problema .Este problema puede tener la característica de ser actual o ser la causa de muchos conflictos en la organización. Se pueden realizar las siguientes preguntas como ayuda para la selección del problema:

¿Dónde está ocurriendo?

¿Qué es lo que ocurre?

¿En qué momento sucede?

¿A quién involucra?

¿Por qué ocurre este problema?

Análisis del problema

Se debe comprender el problema definirlo, estructurarlo y analizar las fallas  si el problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en segmentos y realizar una breve descripción de cada una de las partes.

Se debe verificar la comprensión del problema esto resulta ser más fácil si se comparte con otras personas para asegurar de que la comprensión sea la adecuada.

Asignar prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan se debe fijar prioridad para identificar a cual se le dará solución primero y a cuales sucesivamente.

Se debe diferenciar los aspectos que son “importantes” y cuales son “urgentes, ya que los que resultan ser importante se les debe prestar mayor atención.

Un ejemplo de esto puede ser que a menudo se responden llamadas por teléfono y estas son de carácter urgente lo impórtate seria diseñar un sistema que le permita el filtrar y priorizarlas.

Generar alternativas de solución

La solución del problema se puede alcanzar mediante diversas alternativas de solución, estas están basadas en la incertidumbre.

Se desarrollan posibles soluciones y se deben generar muchas para poder encontrar alguna que resulte adecuada para la solución del  problema de forma satisfactoria.

Para generar gran cantidad de alternativas en el caso de problemas organizacionales es útil involucrar los demás que se encuentren involucrados en el tema y con ayuda de técnicas tales como la lluvia de ideas recabar información de los demás.

Evaluación de alternativas

Se realiza un estudio de cada una de las posibles alternativas de solución para el problema, se deben identificar las ventajas y desventajas de cada una  de acuerdo a los objetivos de la organización y asignar un valor ponderado.

Selección y planificación de la solución

Se debe seleccionar una o varias alternativas de acuerdo a la evaluación para la obtención de mejores resultados para la solución del problema, para lo cual se debe tomar en cuenta las siguientes preguntas: ¿Con cuál  alternativa tiene más probabilidades de resolver el problema?, ¿Se cuenta con los recursos necesarios?, ¿Cuál es el grado de riesgo inherente a cada alternativa?

Para la planificación de la solución se debe tomar en cuenta las medidas y/o procesos que deberán modificarse en  la organización, así como los recursos humanos, financieros e infraestructura que se necesitaran, el tiempo en que se llevara a cabo y quienes serán los responsables.

Ejecución y Control

Este paso se encarga de garantizar que la planificación de la solución se lleve a cabo en los tiempos previamente planeados aplicando controles correctos para el aseguramiento de los objetivos deseados.

Estilos de toma de decisiones

Los estilos de toma de decisiones varían de acuerdo a las circunstancias y en que se encuentre administrador o las personas que toman decisiones también las alternativas juegan un papel importante. A continuación en la figura 2 muestra un cuadro en donde se muestran algunos estilos para la toma de decisiones.

Creatividad y pensamiento positivo

El pensamiento positivo creativo es el germen de la vida autoconsciente. Es el inicio dela conciencia humana, entendida como creadora de la realidad y del mundo. Es quien nos puede hacer personas capaces de relacionarnos con nosotros mismos, y con nuestro entorno, de forma armónica y equilibrada.

La vida es cambio y evolución. Nunca estamos parados, el movimiento es parte indisoluble de la vida. Los seres humanos somos diferentes de los vegetales. Aunque tampoco baste producir gruñidos con las cuerdas vocales para significarnos como personas.

Algo más allá de las conductas animales nos convierte en seres únicos. Y ese algo que nos permite ser conscientes de que somos y existimos, es el pensamiento. Y específicamente el pensamiento positivo creativo.

Todo cuanto hay en el mundo que habitamos, en lo que ilusoriamente llamamosrealidad, fue primero, en algún momento, pensamiento. Y lo fue dentro de laconsciencia de alguien. Si no se ha pensado, nada puede existir. Al menos para nosotros.

Cualquier cosa que se te ocurra, incluidas las emociones, primero debes pensarlo. Antes de colocarlo en el mundo real, todo cuanto imagines debes crearlo en tu cerebro. Tu mente debe darle forma, color, olor, solidez. Y la increíble oferta de llévese un pensamiento positivo creativo y pague dos, también, por supuesto. Faltaría más.

La Creatividad es la dimensión humana transformadora del ser y del medio en un proceso cognitivo afectivo y energético para le generación y desarrollo de ideas originales, pertinentes y relevantes. La innovación es la creatividad aplicada a procesos productivos en la ciencia, la tecnología, el trabajo, la cotidianidad o el arte validados por la cultura y la sociedad.  El Marketing creativo es la posibilidad de hacer visible  de forma novedosa su impacto y cobertura; solo  agregaría a esta hermosa sigla CIM, los Valores y el Desarrollo humano; la Creatividad y la Innovación requieren estar al servicio del ser humano y no éste sacrificado por ellos. La Creatividad significa creación dignificada de lo humano, no destrucción. Si por algún efecto o consecuencia lo lesiona, dejaría  de ser el acto creativo. Creatividad y formación se funden en un todo; para que formar seres inteligentes, creativos e innovadores en seres despiadados... La creatividad nunca podría ser ni ejercer la negación de lo humano y de la vida.

Desarrollo de la personalidad

La personalidad es un aspecto del desarrollo humano que experimenta cambios a lo largo de toda la vida. Sin embargo, la adolescencia será un periodo definitivo de cara al afianzamiento de este aspecto.

El adolescente perfilará su personalidad respondiendo a la pregunta ¿quién soy yo?, para ello, adoptará posturas de carácter ideológico, religioso, elegirá una profesión, un estilo de vida, una imagen, definirá su orientación sexual, asumirá valores morales, etc.

Si el adolescente es capaz de dar respuesta a la mayoría de estas cuestiones habrá dado sentido a aspectos de su personalidad que estaban ausentes en la infancia, dando como resultado la formación del carácter.

Como hemos apuntado en páginas anteriores, la personalidad es un rasgo relativamente estable a lo largo de la vida, por ello, los años de la infancia son cruciales de cara a la formación de la personalidad.

Podemos observar en niños y niñas aspectos que nos darán pistas sobre como será la personalidad del futuro adolescente, sin embargo el periodo de la adolescencia será definitivo para el afianzamiento de esa personalidad. Son demasiados los cambios que sufre el joven a lo largo de la pubertad y adolescencia como para ver inalterada su personalidad.

En las siguientes páginas abordaremos los rasgos más importantes que forman la personalidad adolescente y la importancia que tienen para un desarrollo sano y equilibrado a nivel psicológico y social.

Cómo administrar el tiempo

Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas al máximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso del tiempo, el recurso más preciado, en forma eficiente.

La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.

Manejar su tiempo le obligará a ser explícito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales está sometido, facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.

Controle su tiempo

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo (en esta sección encontrará artículos, enlaces, y otros recursos). Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo:
Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.

Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.

Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.

Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.

Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo

Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.